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Téléchargement des documents dans l’Espace Famille

  • Mise à jour

Avec cette fonctionnalité, la famille aura accès à un certain nombre de documents funéraires dans son espace famille :

  • Les commandes

  • Les factures

  • Les avoirs

  • L’attestation d’obsèques

  • Certains documents scannés

Le conseiller funéraire pourra décider de rendre accessible ou inaccessible chacun des documents suivants :

  • Documents scannés

  • Commandes

  • Factures

    • Concernant les avoirs, ils auront le même statut d’accessibilité que la facture à laquelle ils se réfèrent.

L’attestation d’obsèques sera systématiquement rendue accessible dans l’EF, à la création de l’EF.

Les familles seront prévenues par SMS et e-mail lors de l’ajout d’un nouveau document dans leur espace famille.

 

 

📁 Documents accessibles dès la création de la commande et de l’Espace Famille

Certains documents sont accessibles par la famille dès la création de l’EF (qui se fait lors du passage du devis en commande) :

  • Toutes les commandes non annulées, de tous types (obsèques, marbrerie, divers)

    • Les commandes sont disponibles en version non signée

  • L’attestation d’obsèques

    • Concernant l’attestation d’obsèques, la signature apposée est celle du conseiller funéraire qui passera le devis en commande (s’il en a une paramétrée).

Le conseiller funéraire a le choix de ne pas rendre la commande accessible dans l’EF lors du passage du devis en commande :

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Il peut ensuite rendre la commande accessible ou inaccessible depuis la liste.

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📁 Documents accessibles dès leur création 

Certains documents peuvent être accessibles par la famille lors de la création de ces documents par le conseiller :

  • Les factures (d’acompte et globale)

  • Les avoirs

Le conseiller peut choisir de rendre la facture inaccessible dans l’EF lors de sa création :

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Il peut en faire de même depuis la liste des factures :

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Les avoirs auront systématiquement le même statut d’accessibilité que la facture auxquels ils sont rattachés. Si la facture est visible, alors un avoir fait sur cette facture sera visible, et si la facture n’est pas accessible, l’avoir ne sera pas accessible non plus.

 

 

🖨️ Documents scannés

Par défaut, les documents scannés ne sont pas accessibles à la famille. Le conseiller funéraire peut déciser de les rendre accessibles :

  • Lors de la création du document (via une checkbox)

 

image-20230224-164245.png

  • Depuis la liste des documents (via un toggle)

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🎯 Impacts sur l'EF

Les documents sont disponibles dans une section spécifique de l’EF “Documents”.

 

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Les nouveaux documents sont identifiés par :

  • une pastille qui compte le nb de nouveaux documents dans le menu

  • un tag “Nouveau”

Un document est “nouveau” tant qu’il n’a pas été téléchargé par la famille (via le bouton “Consulter”.

 

 

📬 Communications

  • Le texte du SMS qui annonce la création de l'EF a été modifié pour annoncer la mise à dispo des documents :

     

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  • Il en est de même pour l’e-mail de présentation de l’Espace Famille :

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  • À chaque ajout d’un document dans l’Espace Famille, un SMS et un e-mail sont envoyés à la famille

    • En cas d’ajout successif de plusieurs documents, un seul SMS part par tranche de 5 min.

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