Voici les différentes étapes permettant de faire signer électroniquement vos devis et commandes.
💡 Que vous soyez sur un devis ou sur une commande, le bouton de signature électronique se trouvera à la même place.
1️⃣Cliquez sur "Générer"
Que vous soyez sur un devis ou sur une commande, pour accéder à ce bouton, il vous suffira dans un premier temps de cliquer sur le bouton "Générer". Ce bouton vous permettra d'accéder à la visionneuse du document.
Il se situe :
- Soit dans l'écran de saisie de votre devis, en haut à droite
- Soit au niveau de votre tableau de bord, pour un devis et une commande
2️⃣Cliquez sur le bouton "Signature électronique"
Lorsque vous êtes dans la visionneuse, un bouton "Signature électronique" est disponible. Il se situe à côté des boutons d'envoi par e-mail, d'impression et de téléchargement.
3️⃣Le contrôle des informations de la signature
Vous arrivez ensuite sur la page de vérification des éléments avant génération de la signature électronique.
Cette étape se divise en deux parties :
1 - Les éléments du signataire et du suivi
Dans cette partie, vous retrouvez les éléments du signataire. Ces éléments sont ceux du pouvoir et ils sont repris automatiquement.
Bien entendu, vous pouvez les ajuster à votre convenance.
Un numéro de téléphone mobile sera nécessaire ainsi qu'une adresse e-mail.
Ce sont sur ces coordonnées que le signataire recevra les éléments permettant d'apposer sa signature électronique.
Concernant le suivi de la signature, c'est votre adresse e-mail qui sera nécessaire.
Elle permettra de suivre les étapes de vie de la signature de votre (vos) document(s) par le signataire.
2- L'envoi de la demande de signature
Cette étape permet de valider la demande de signature, et d'envoyer les éléments à votre signataire.
Une fois cette étape validée, chacun des destinataires (vous, ainsi que la famille), recevra un e-mail.
4️⃣La gestion des e-mails
Pour le signataire
Le signataire recevra un e-mail lui stipulant qu'il a un document à signer.
Dans cette étape, il aura simplement besoin de renseigner le code d'authentification qu'il recevra par SMS, permettant de valider l'authentification de la signature.
Une fois la signature validée, il recevra un e-mail de confirmation, avec l'accès à son document signé.
Pour le conseiller funéraire (la personne qui va suivre la signature)
Vous recevrez un e-mail stipulant que vous avez bien envoyé le document en signature. Vous aurez un suivi, à partir de cet e-mail, de l'état de la signature.
Une fois que le signataire aura procédé à la signature du document, vous recevrez un nouvel e-mail stipulant que tout est ok, avec la possibilité de télécharger le document.
Vous pourrez ensuite le remettre à la famille, mais sachez que le signataire aura déjà ce document signé dans sa boite mail.
💡 Astuce : pour ne perdre aucun document, nous vous conseillons de le télécharger, une fois signé, et de l'ajouter dans les documents scannés de votre dossier.
5️⃣Le stockage dans le dossier et la mise à disposition dans l'espace famille
Lorsque tous les documents sont signés, vous recevez, en tant que conseiller funéraire, une notification par e-mail stipulant que les documents sont signés.
Vous pouvez donc télécharger les documents signés, puis les stocker dans votre dossier.
En le stockant sur le logiciel, vous aurez la possibilité de le mettre à disposition en un clic sur l'espace famille.
La marche à suivre est très simple.
Dans le logiciel, il vous suffit d'aller dans la rubrique "Documents scannés" (sur votre dossier en question), puis cliquer sur "Ajouter".
Ensuite, vous sélectionnez "Devis", vous ajoutez le document signé que vous aurez téléchargé, puis cochez la case "Disponible dans l'espace famille".
✅ Lorsque vous validerez, le document sera à la fois disponible dans votre dossier (dans les documents scannés), puis sur l'espace famille.
💡 À savoir que, si besoin, vous pouvez toujours supprimer le document (si vous avez téléchargé le mauvais document par exemple), et vous pourrez toujours modifier la visibilité dans l'espace famille.