Depuis la mise à jour de notre logiciel pour être conforme à la norme NF525, il n’est plus possible d’ajouter un tampon ou un filigrane « acquitté » sur une facture déjà émise. Ce n’est ni un choix esthétique, ni une régression fonctionnelle : c’est une obligation légale liée au principe d’inaltérabilité des factures.
Cet article explique pourquoi ce changement est obligatoire, ce que dit la loi, et comment prouver qu’une facture est payée sans modifier la facture elle-même.
1️⃣Ce que la loi impose : le principe d’inaltérabilité
La norme NF525 découle de l’article 286, I, 3° bis du Code général des impôts (CGI).
Elle impose que tout logiciel de facturation ou d’encaissement garantisse :
- l’inaltérabilité des données,
- leur sécurisation,
- leur conservation,
- leur archivage.
💡Définition de l'inaltérabilité d'une facture:
A partir de la création d'une facture, le document ne doit plus pouvoir être modifié. Cela inclut toute modification visuelle ou technique faite après coup, même si elle semble anodine ou « informative ».
La norme part d’un principe simple :
"Ce qui peut être modifié peut être falsifié".
Même si votre intention est légitime, le cadre légal ne fait aucune exception.
2️⃣Comment donner une preuve d'acquittement?
La preuve de paiement ne doit pas être intégrée à la facture, mais liée à la facture.
- Rendez vous dans votre facture en cliquant sur la ligne concernée.
- Téléchargez le récapitulatif des paiements présent dans votre interface de facture.
💡Si vous voulez une facture acquittée nominative à un payeur, créez une participation en indiquant le montant payé par le payeur.
Retournez dans l'onglet "Récapitulatif" de votre interface de facture et cliquez en bout de ligne sur le bouton "Générer une demande de paiement".
3️⃣Ce changement est aussi une protection pour vous.
Même si ce changement peut surprendre, il vous protège :
- en cas de contrôle fiscal,
- en cas de litige client,
- en cas de contestation comptable.
Une facture inaltérable est une preuve solide.
💡Textes de référence
Code général des impôts – Article 286, I, 3° bis
BOFiP – BOI-TVA-DECLA-30-10-30