Dans le cadre de la mise en conformité de notre logiciel avec la norme NF525, certaines informations légales de votre entreprise doivent être correctement renseignées dans la configuration de votre onglet "Mon entreprise".
Ces données apparaîtront sur vos factures et participent directement à leur validité légale.
En tant que gérant de pompes funèbres, il est de votre responsabilité de vérifier que ces informations sont exactes, à jour et cohérentes. Toutes les informations apparaitrons sur votre entête de facture.
Vous trouverez ci-dessous, pour chaque champ, ce qu’il faut renseigner et pourquoi c’est important.
1️⃣Nom ou raison sociale *
Définition:
Il s’agit du nom officiel de votre entreprise tel qu’il figure sur vos documents d’immatriculation (INSEE, Kbis, extrait RM).
💡Pourquoi c’est important
C’est l’élément principal d’identification de votre entreprise sur une facture.
Une erreur ici rend la facture juridiquement fragile en cas de contrôle ou de litige.
2️⃣Forme juridique
Définition:
C'est le statut juridique de votre entreprise :
EI, EURL, SARL, SAS, SASU, etc....
💡Pourquoi c’est important
La forme juridique détermine : votre régime légal, vos obligations déclaratives, la cohérence avec le RCS ou le RM. Une incohérence entre la forme juridique et l’immatriculation est un signal d’alerte immédiat en contrôle.
3️⃣Capital social
Définition:
C'est le montant du capital déclaré lors de la création de la société (uniquement pour les sociétés).
💡Pourquoi c’est important
Le capital social est une mention légale obligatoire sur les factures des sociétés.
Il permet aux tiers d’identifier la solidité juridique minimale de l’entreprise.
👉 Si vous êtes en entreprise individuelle, ce champ peut rester vide.
4️⃣N° de TVA intracommunautaire
Définition:
C'est le numéro d’identification à la TVA, délivré par l’administration fiscale.
💡Pourquoi c’est important
Obligatoire si vous êtes assujetti à la TVA.
Il permet : la validité fiscale de la facture, les échanges avec d’autres professionnels, la conformité en cas de contrôle.
5️⃣SIREN
Définition:
C'est le numéro unique à 9 chiffres identifiant votre entreprise.
💡Pourquoi c’est important
Le SIREN est la clé d’identification administrative principale.
Il relie toutes les informations légales de votre société.
6️⃣SIRET
Définition:
C'est le numéro à 14 chiffres correspondant à un établissement précis
(SIREN + numéro d’établissement).
💡Pourquoi c’est important
Il identifie le lieu exact d’exploitation facturant la prestation. Il est indispensable si vous avez plusieurs établissements.
--> Pensez à mettre à jour vos numéro de SIRET spécifiques à agences directement dans "Configuration --> Mes établissements". Cliquez sur ce tutoriel si vous avez des questions.
7️⃣RCS avec ville du greffe
Définition:
C'est la mention d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés pour les entreprises exerçant une activité commerciale.
(format : Ville + Numéro – ex. Lyon B 531 293 264)
💡Pourquoi c’est important
Le RCS prouve l’existence juridique commerciale de l’entreprise.
Il doit être strictement conforme à votre extrait Kbis.
8️⃣N° d’inscription au Répertoire des Métiers (RM)
Définition:
C'est le numéro d’immatriculation des entreprises exerçant une activité artisanale, délivré par la Chambre de Métiers.
💡Pourquoi c’est important
Les activités de pompes funèbres relèvent souvent de l’artisanat.
Si vous êtes inscrit au RM, cette mention doit être correctement indiquée.
⚠️ Ne pas confondre RM et RCS : ils peuvent être cumulés selon l’activité. (RM = activité d'artisan, peut être cumulé avec un RCS ; RCS = activité commerciale)
9️⃣Code NAF / APE *
Définition:
Code attribué par l’INSEE décrivant votre activité principale.
💡Pourquoi c’est important
Il permet : l’identification de votre secteur, la cohérence avec votre activité réelle, certains contrôles administratifs et statistiques.
⚠️Une incohérence entre le code APE et l’activité exercée peut poser problème.
🔟Caractéristiques de l’assurance responsabilité civile
Définition:
Informations principales relatives à votre assurance responsabilité civile professionnelle :
type de couverture, assureur, numéro de contrat, période de validité.....
💡Pourquoi c’est important
Même si ce n’est pas toujours une mention légale obligatoire, elle est : souvent exigée contractuellement, essentielle pour démontrer votre couverture professionnelle, particulièrement importante dans une activité sensible comme les pompes funèbres.
1️⃣1️⃣Adresse du siège de la société
Définition:
Adresse officielle déclarée lors de l’immatriculation de l’entreprise.
💡Pourquoi c’est important
C’est l’adresse juridique de référence : utilisée en cas de litige, obligatoire sur les factures, contrôlée en cas d’audit.